INFORMATIVA PRIVACY CLIENTI E FORNITORI

INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DEGLI ARTT. 13 E 14 DEL REGOLAMENTO UE N. 2016/679 (“GDPR”)

Weekey s.r.l., con sede legale in Via Moretto 38/b, 25121 - Brescia (BS), P. IVA e C.F. IT03882800984 (in seguito “Titolare”), in qualità di titolare del trattamento, Vi informa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE n. 2016/679 (“GDPR”) che i dati personali Vostri e/o di Vostro personale autorizzato, ai cui l’informativa è dovuta e deve essere da Voi fornita, saranno trattati con le modalità e per le finalità seguenti:

1. Oggetto del Trattamento e origine dei dati

Il Titolare tratta dati personali, consistenti in dati comuni di natura identificativa e di contatto in ambito commerciale (quali, a titolo esemplificativo: nome, cognome, ruolo o qualifica, recapiti telefonici, indirizzo e‑mail aziendale, nonché dati bancari e di pagamento, ove riferiti a persone fisiche).

Tali dati possono essere forniti direttamente dall’interessato oppure dall’azienda, ente o organizzazione di cui l’interessato fa parte, nell’ambito della fase di definizione, instaurazione e gestione del rapporto contrattuale con il Titolare, in qualità di Cliente o Fornitore.

I dati possono inoltre essere acquisiti nel corso del rapporto stesso, nell’ambito delle ordinarie attività operative, amministrative e commerciali.

In alcuni casi, i dati possono provenire anche da soggetti terzi coinvolti nel rapporto (quali professionisti, consulenti o intermediari) oppure dalla consultazione di registri, elenchi o fonti pubblicamente accessibili, nei limiti di quanto pertinente e necessario alla gestione del rapporto contrattuale.

2. Finalità e Basi giuridiche

I dati personali sono trattati dal Titolare per le seguenti finalità:

a) Conclusione, gestione ed esecuzione del rapporto contrattuale con clienti e fornitori, incluse tutte le attività amministrative, contabili, fiscali, finanziarie, documentali e organizzative necessarie.
- Base giuridica: esecuzione del contratto o di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato (art. 6(1)(b) GDPR).
b) Adempimento agli obblighi di legge in materia fiscale, contabile, civilistica, amministrativa e di trasparenza.
- Base giuridica: obbligo legale cui è soggetto il Titolare (art. 6(1)(c) GDPR).
c) Tutela dei diritti del Titolare in sede giudiziaria o in caso di contenziosi.
- Base giuridica: interesse legittimo del Titolare all’accertamento, esercizio o difesa di un diritto (art. 6(1)(f) GDPR).
d) Finalità di marketing (es. invio newsletter, informazioni su attività, servizi e iniziative del Titolare).
- Base giuridica: consenso dell’interessato (art. 6(1)(a) GDPR; o art. 130 Codice Privacy- soft-spam.

3. Modalità di trattamento e durata

I dati sono trattati con strumenti cartacei ed elettronici, applicando misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell’art. 32 e 28 del GDPR).

Il Titolare conserva:

Dati contrattuali, amministrativi e contabili: per il tempo necessario per adempiere alle finalità contrattuali di cui sopra e comunque per non oltre 10 anni dalla cessazione del rapporto contrattuale, ai sensi della normativa civilistica e fiscale.
Dati utilizzati per marketing: fino a revoca del consenso con disattivazione immediata dal database marketing; cancellazione dopo 24 mesidalla revoca del consenso.

Nell’ambito dei trattamenti descritti non sono previsti processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione, ai sensi dell’art. 22, paragrafi 1 e 4 del Regolamento (UE) 2016/679.

4. Accesso ai dati

Nel rispetto del principio di necessità e proporzionalità, i Vostri dati personali possono essere trattati esclusivamente da soggetti espressamente autorizzati dal Titolare o da responsabili del trattamento appositamente designati ai sensi dell’art. 28 GDPR. Sono autorizzati al trattamento il personale dipendente o collaboratori e altri lavoratori autorizzati del Titolare e appositamente istruiti.

Sono inoltre designati come Responsabili del Trattamento, per le attività svolte per conto del Titolare, la capogruppo SMH s.r.l. per servizi amministrativi, contabili fiscali, di marketing e compliance; fornitori di servizi informatici, cloud e posta elettronica; fornitori di servizi PEC e archiviazione digitale; professionisti e società che supportano il Titolare nell’esecuzione di attività operative legate al rapporto contrattuale.

5. Comunicazione dei dati

Per le finalità indicate al punto 2 e in esecuzione degli obblighi contrattuali e di legge connessi al rapporto di commerciale, i Vostri dati personali possono essere comunicati a soggetti che operano quali autonomi titolari del trattamento, nei limiti delle rispettive competenze.

Rientrano tra tali destinatari: Pubbliche Amministrazioni e Autorità competenti, incluse Autorità giudiziarie, Agenzia delle Entrate e altri enti pubblici; Banche e Assicurazioni; Altri soggetti ai quali la comunicazione è prevista per legge o per adempiere al rapporto contrattuale

I Vostri dati non saranno soggetti a diffusione.

6. Trasferimento dati

I dati personali potranno essere trasferiti, per le finalità di cui alla presente informativa nonché per necessità di archiviazione e conservazione, sia verso i Paesi dell’Unione Europea sia verso paesi terzi rispetto all’Unione Europea. In ogni caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili.

7. Natura del conferimento dei dati e conseguenze del rifiuto di rispondere

Il conferimento dei dati per le finalità contrattuali di cui alla prima parte dell’art. 2 (punti da a. - c.) è obbligatorio. In loro assenza, non potremo garantirVi l’esecuzione del rapporto contrattuale.

Il conferimento dei dati per le finalità di marketing di cui all’art. 2 punto d. è invece facoltativo; potrete quindi decidere di non conferire alcun dato o di negare successivamente la possibilità di trattare dati già forniti: in tal caso, non potrete ricevere le predette comunicazioni di marketing inerenti le attività del Titolare.

8. Diritti dell’interessato

Nella Vostra qualità di interessati, potrete esercitare in qualsiasi momento le facoltà riconosciute dagli artt. 15‑22 del GDPR. In particolare, potrete ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che vi riguarda, accedere ai dati e ricevere informazioni sulle finalità del trattamento, sulle categorie di dati trattati, sui destinatari o sulle categorie di destinatari a cui i dati sono stati o saranno comunicati, anche se appartenenti a Paesi terzi o organizzazioni internazionali, nonché sul periodo di conservazione previsto o sui criteri utilizzati per determinarlo. Avete inoltre il diritto di conoscere l’origine dei dati qualora non siano stati raccolti presso di Voi, e di essere informati sull’eventuale esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione, e sulle logiche utilizzate e sulle conseguenze previste.

Qualora i dati personali siano trasferiti verso un Paese terzo o un’organizzazione internazionale, avete il diritto di essere informati in merito all’esistenza di garanzie adeguate ai sensi dell’art. 46 GDPR. Avete altresì diritto a ottenere una copia dei dati personali oggetto di trattamento; qualora richiediate ulteriori copie, il Titolare potrà applicare un contributo spese ragionevole legato ai costi amministrativi. Se la richiesta è presentata in formato elettronico, la risposta sarà fornita nello stesso formato, salvo Vostra diversa indicazione. Resta fermo che il diritto di accesso non deve ledere i diritti e le libertà altrui.

Ove ne ricorrano i presupposti, potrete inoltre esercitare il diritto di rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione al trattamento e il diritto di non essere sottoposti a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati, compresa la profilazione. Avete infine il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante e, qualora si verifichi un danno derivante da una violazione del GDPR, di ottenere il relativo risarcimento ai sensi dell’art. 82 del Regolamento.

9. Modalità di esercizio dei diritti

In qualità di interessati potrete in qualsiasi momento esercitare i Vostri diritti inviando una raccomandata a.r. a Weekey s.r.l., con sede legale in Via Moretto 38/b, 25121 - Brescia (BS), P. IVA e C.F. IT03882800984, oppure una e-mail all’indirizzo amministrazione@wekey.it.

10. Titolare e responsabili

Il Titolare del trattamento è Weekey s.r.l., con sede legale in Via Moretto 38/b, 25121 - Brescia (BS), P. IVA e C.F. IT03882800984. L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento è custodito presso la sede legale del Titolare del trattamento.